קייזן Kai-Zen- כלי לשיפור תהליכים

Lean Process היא אסטרטגיה של שיפור מתמיד בתהליכי הארגון, שאותה כדאי לכל ארגון לאמץ לעצמו בשאיפה לשמור ולשפר את כושר התחרות שלו. אם בעבר די היה לספק מוצר או שירות באיכות סבירה ובעלות שאפשרה שולי רווח סבירים, הרי בעולם התחרותי היום אין די בתנאים אלו כדי להבטיח את הישרדותו של הארגון בטווח הארוך. כשמחירי השוק נמצאים במגמת ירידה מתמדת, בעוד ציפיות ודרישות הלקוחות לאיכות ושירות נמצאים בעלייה, נדרשים הארגונים לדאוג לשיפור מתמיד. כיום, הלקוח המודרני אינו מוכן לשאת בעלויות של מלא, הובלה ושינוע, לסבול זמני המתנה ארוכים, לספוג עלויות של מוצרים פגומים או עלויות פחת ועלויות אי-איכות נוספות. לכל אלו אין ערך מוסף ללקוח. רק ארגונים המאמצים את אסטרטגיית ה-Lean Process -"תהליך רזה" ימשיכו לשמור על שיפור ברווחיות ובצמיחה. הכלי היעיל ביותר ליישום אסטרטגיית Lean Process -("תהליך רזה" בכל ארגון הוא שיטת הקייזן).

מהי שיטת הקייזן ומהו מקורה?

שיטת קייזן פותחה ביפן, בשנות השמונים ב-Toyota Motor Company. Taiichi Ohno, איש טויוטה ומפתח שיטת Toyota Production System נחשב לאבי שיטת הקייזן, שבמהותה חותרת לשיפור מתמיד באיכות, בעלויות ובתפוקות. השיטה זכתה לפרסום ראשון בספרו של Masaaki Imais, אשר נתן לה את שמה הנוכחי, "קייזן" - שם המורכב משתי מילים יפניות, Kai, שמשמעותה הוא לפרק ולבצע שינוי, והמילה Zen , שמשמעותה הוא לעשות טוב.

עם חשיפת השיטה למערב בשנות השמונים, היא אומצה במהירות רבה בארגונים הגדולים והמובילים כדוגמת בואינג, לוקהיד מרטין, רולס רויס, ג'נרל מוטורס, זירוקס, קודאק פראט אנד ויטני ואחרים. את שיטת הקייזן ניתן ליישם בכל סוגי התהליכים הקיימים בארגונים, החל מתהליך ברצפת הייצור, והמשך בתהליכי מתן שירות, תהליכי אספקה והפצה, תהליכים במשרד למשל, במחלקת הנהלת חשבונות או תהליך בקרה כלשהו.

פוטנציאל השיפור וההתייעלות המינימאלי בכל אחד מסוגי התהליכים המובאים אל סדנת הקייזן לשיפור הוא 30%(!) לפחות בקייזן הראשון. עיון בספרות המקצועית בנושא שיטת הקייזן מלמד כי בסדנת קייזן בודדת ניתן לשפר תפוקה ב-40%, ניצול שטחי ייצור ב-50%, הקטנת מוצרים פגומים ב-65% והקטנת "זמן מחזור" של תהליך נתון ב-80%.

שימוש בטכניקה זו, אשר הותאמה במיוחד לשימוש בתנאי המשק והתרבות הארגונית בישראל, מביאה להשגת שיפור ניכר בתהליך קיים, כולל יישום תהליך חדש בתוך פרק זמן קצר ביותר. שיפור תהליך בשיטת הקייזן מבוצע על ידי צוות מאנשי הארגון שחבריו נבחרים לצורך התהליך אד-הוק. את הקבוצה, המונה בדרך כלל 6 ועד 12 חברים, מרכיבים לפחות שני אנשים מתוך התהליך שאותו הקבוצה רוצה לשפר, לקוח פנימי ולקוח חיצוני של התהליך, איש חיצוני לתהליך, אחראי צוות שמשמש בתפקיד של "בעל התהליך", מנחה Facilitator ומנהל האירוע – Master Kaizen. הקבוצה עובדת בסדנה הנמשכת מספר ימים ומחולקת לשני חלקים. בחלק הראשון, Pre Kaizen, הנמשך שלושה ימים, מנתחת הקבוצה את התהליך ומציבה יעד כמותי ומדיד לשיפורו. יעד זה, בתוספת מידע נוסף, מוצג בפני ההנהלה במסמך לקבלת "מנדט" להמשך התהליך בחלק הבא.

לאחר אישור המנדט על ידי ההנהלה, מתכנסת הקבוצה לחלק השני של התהליך, הוא ה- Kaizen הנמשך כארבעה ימים נוספים. מטרת הקבוצה בשלב זה היא להחליט על הפתרון על ידי קביעת תהליך חדש, תוך עמידה מלאה ביעדים שקיבלו את אישור ההנהלה ונקבעו בשלב הקודם. מנחה הסדנה ומנהל האירוע הם שני אנשי מקצוע חיצוניים לתהליך וחיצוניים בדרך כלל גם לארגון. תרומתם היא ניסיונם בהנחייה ובהובלת סדנאות שיפור תהליכים מעין אלו. כן את תורמים את היכרותם עם הכלים השונים שבהם יש לעשות שימוש במהלך הסדנה.

לאחר הצגת השיטה בתחילת התהליך, מדריכים מנחה הקבוצה - Facilitator ומנהל האירוע – Master Kaizen את הצוות לחשוב ולפעול ברוח ובגישת הקייזן:

• לשכוח ממחשבה מקובעת.
• חשוב כיצד ניתן לבצע ולא מדוע אי אפשר.
• אל תנסה לתרץ, בדוק כיצד ניתן להתקדם באופן פרקטי.
• אל תחפש שלמות. בצע את מה שניתן עכשיו, גם אם זה רק 50% מהמטרה.
• תקן מיד כל טעות אם ביצעת.
• אל תבזבז כסף עבור קייזן, השתמש ביצירתיות.
• היצירתיות פורצת כאשר היא נתקלת בקשיים.
• שאל "למה?" שוב ושוב, חפש את התשובות מהשורש.
• השתמש ביצירתיות הקבוצה על פני ידע האיש הבודד.
• לרעיונות הקייזן אין גבולות.

מנחה Facilitator ומנהל האירוע – Master Kaizen מנווטים את הקבוצה תוך שימוש ב"כלי העבודה" השימושיים לסיטואציות השונות שהקבוצה נחשפת אליהן ונדרשת להתמודד מולן. הכלים המרכזיים בהם נעשה שימוש באירועי קייזן: S5 TPM, Smed, Pull, TPS,,Reduction Set-Up ועוד. כלים אלו מוצגים לחברי הצוות אשר מיישמים אותם במהלך האירוע על מנת להתקדם ולהתגבר על מכשולים הנקרים בדרכם בדרך אל הפתרון, הוא התהליך החדש והיעיל.

לסיכום, שיטת הקייזן שואבת את כוחה בפשטותה, בניצול פוטנציאל הידע הקיים בתוך הארגון, בדינאמיקה הנבנית בעבודת הצוות ומהמחויבות של הארגון מההנהלה ועד אחרון העובדים להצלחה. השיטה מופעלת בסדנאות קצרות עם תוצאות מובהקות ומדידות בטווח המיידי ובטווח הארוך. הכותב השתתף בסדנאות קייזן אשר התקיימו במכון התקנים הישראלי. הסדנאות עסקו בשיפור תהליך לוגיסטי ובשיפור תהליך אדמיניסטרטיבי.

מאת:נעם ליבנה