ניהול רזה: מבט מעמיק נוסף על 5 S

ניהול

מאמר ראשון "לימוד המשמעויות של חמשת ה-Sים"

מבוא: דומה שכולם כבר שמעו את המונח S5. למי שעדיין לא שמע ולא מכיר, אתאר כאן את המושג ואת משמעויותיו. החידוש במאמר הוא בהבנת המשמעויות העמוקות ביותר של הנושא. תיאור: המונח S5 מגיע (כמו לא מעט חידושים בתורת הניהול) מיפן. מהות הפעילות היא סדר, ארגון וניקיון, וכפי שמיד יתברר, היישום מתאים לתעשייה, לארגוני שירותים או למשרד. הוא מתאים לציוד ולכלי עבודה, בדיוק כמו לניירת, לקלסרים, או אפילו לשיטת התיוק במחשב האישי. מקור השם בחמש מילים ביפאנית, המתורגמות ל-5 מילים המתחילות באות S באנגלית. לעברית יש תרגומים שונים, ועל כך בהמשך.

אז לחמשת ה - Sים:

1. Sort במשמעות של מיון, ואני אוהב לכנותו פשוט: "סָלֵק".

מה לסלק? כל מה שלא נחוץ. ומה לא נחוץ? ובכן, כל מה שלא משתמשים בו בפרק זמן סביר בסביבת העבודה. שוב, צריך לפרש מהי סביבת העבודה ומהו פרק זמן סביר. סביבת העבודה יכולה להיות מכונה, שולחן העבודה במשרד, או הבית שלנו. פרק זמן סביר מתייחס למחזוריות שבה אנחנו עוסקים בפעילויות שגרתיות שחוזרות על עצמן. לרבים מאיתנו השגרה היא יומית. לאחרים, השגרה היא שבועית ואפילו חודשית. ולמי שאין שגרת חיים? שישכח מ-S5... משמעות הדבר, שאם מרבית הפעולות בסביבת העבודה הן בשגרה יומית, יש לשמור בסביבת העבודה את החומרים והכלים הנחוצים לביצוע השגרות היומיות. במקביל, יש להרחיק את מה שלא נדרש לעבודתך באופן מיידי. למה? כי זה תופס מקום מיותר, זה מסיח את הדעת, זה עלול לגרום לבלבול מיותר, כי זה לא נחוץ – ומה שאינו נחוץ - מפריע. נקודה.

ועוד נקודה חשובה להבהרה – לסָלק פירושו אחד משלושה דברים (מהכבד אל הקל)

• לזרוק, או במילים אחרות להיפטר מהחפץ: כל מה שאין סיכוי שיהיה דרוש בטווח זמן נראה לעין ואף אין לו תרומה אפשרית לאף אחד אחר.
• למכור או לתרום את מה שלא יידרש בטווח זמן סביר, אבל עשוי להיות לו ערך בעיני מישהו אחר.
• להרחיק מסביבת העבודה המיידית את כל מה שלא נדרש לביצוע אותן פעולות שגרתיות. כאן נכנסים לתמונה הארון במסדרון, המחסן, הקונטיינר בחצר וכד'. כאשר נצטרך את אותו פריט, נאתר אותו, נביא אותו לסביבת העבודה, נשתמש בו, ולאחר השימוש נחזיר אותו אחר כבוד למקומו.

נשמע פשוט? נכון. אבל הביצוע יכול להיות קשה כקריעת ים סוף לרבים וטובים.

2. (Straighten /(Set in order)במשמעות של מָקֵם ואני אומר בפשטות "סָדֵר".

מה לסדר? הפעם התשובה פשוטה: כל מה שנשאר במקומו אחרי שהפעלנו את ה – S הראשונה. בעיקרון, לכל מה ש"שרד" את הניפוי הראשוני, יש למצוא מקום משלו. מקום קבוע, מוגדר ומסומן. איך לסדר? כאן צריך להשתמש בשכל ישר ובלא מעט ניסיון. הכלל הראשון אומר שיש לשים קרוב ככל האפשר את הכלים/ חפצים או הציוד שבו אנו משתמשים לעתים הקרובות ביותר ורחוק יותר את הפריטים הנמצאים פחות בשימוש. הכללים הבאים נועדו לשימוש בכללי הנדסת אנוש ובשיטות זיהוי, על מנת להקל את איתור הפריט שאותו מחפשים והפיכת הנגישות אליו לנוחה ומהירה ככל האפשר. כאן המקום להיעזר בניסיונו של מדריך מנוסה. הדבר דומה לבחירה של אדריכל או מעצב פנים, שיעזור לתכנן את הבית בצורה פונקציונאלית וטובה. ה- S השני חשוב ביותר במובן זה, שהוא מאפשר איתור ושליפה מהירה של מה שמחפשים. הוא חוסך את כל אותן דקות מבוזבזות (ולא פעם מתסכלות ומרגיזות ), שבמהלכן אנו מחפשים את הכלי או את המסמך שזה עתה השתמשנו בו, וכעת אין למצוא אותו...

3. Shine במשמעות של צחצוח וניקוי. מתורגם לעברית כ- מָרֵק (חמישה מ-מים בתרגום עברי. למיטב ידיעתי מקור התרגום בתעשייה האווירית), ואני מכנה זאת "סָמֵן" מלשון sign.

אף שהתרגום קצת חוטא למקור, והסימון שייך יותר ל-S הקודמת, אני חושב שראוי לתת לסימון מקום של כבוד. לא מספיק למקם – ראוי לסמן כדי שגם מי שלא שייך למקום יידע להתמצא. בכלל, שילוט וסימון הוא עיקרון שאני מאוד מקפיד עליו, תוך כדי יישום S5. חשבו רגע על שדה תעופה, בית חולים, אוניברסיטה או כל מוסד ציבורי. ללא השלטים היינו הולכים לאיבוד... וכמה מרגיז אם השילוט אינו ברור דיו. למה אורחים, לקוחות, מבקרים או עובדים זרים לא יתמצאו אצלנו במשרד, במפעל או בחנות? באשר לצחצוח – ההגדרה העקרונית היא: "לשמור דברים במצב כמו חדש" על כל המשתמע מכך: הסרת אבק ולכלוך, צביעה, שימון וגירוז - אם מדובר במכונות או בכלים - ותיקון פגמים. מלבד התחושה הנעימה המתלווה לתוצאה, יש לצחצוח פילוסופיה עמוקה הרבה יותר. המטרה היא לזהות תקלות ומצבים חריגים "כשהם עוד קטנים". ניקוי יסודי מאלץ אותנו להתבונן. כך נזהה דליפה קטנה בברז, הרבה לפני שהצינור יתפוצץ, חלודה מקומית הרבה לפני שהפח נרקב, סדק באלמנט מבני עוד לפני שיישבר וכו' . במילים אחרות, הצחצוח והמירוק יבטיחו לנו את תקינות הכלי, את בטיחות האבזר או את סביבת העבודה שלנו. כך נקבל את מה שאנו מצפים לקבל כאשר אנו נוטלים ליד כלי עבודה או מתיישבים במכונית על מנת לנסוע למקום כלשהו. אין דבר מתסכל ומכלה זמן יותר מלגלות שכלי העבודה שלקחת אינו תקין.

4. Standardize במשמעות של אחידות והרבה מעבר לכך – הכנסה לשגרה. מתורגם לעברית כ- מָסֵד (חמישה מ-מים) וכמעט ללא תרגום, פשוט: "סְטָנדָרטיזָציה". יש חשיבות רבה לשני המונחים: אחידות ושיגרה.

אחידות נועדה להקנות לנו ביתיות והתמצאות בסביבת עבודה, במסכי המחשב או בהפעלת המכונה. אם אתה מכיר אחת אתה מכיר את כולן. חוסך המון זמן לימוד והמון טעויות. (נסו לחשוב על דוושות המכונית אילו הסדר והמיקום היו נתונים ליצירתיות של המעצב...). הגישה המתודית היא שיש רק דרך אחת נכונה ומוסכמת לסדר את סביבת העבודה, ואם יש שני ארגזי כלים לאותה מטרה, או חמישה שולחנות שרטוט – כולם יאורגנו באופן אחיד. שִיגרה – למרות שאצל רבים המילה מעוררת חלחלה, היא ביטוי חיובי. השִגרה מבטיחה ביצוע אוטומאטי ויעיל בדרך כלל של הפעולה שאנו עושים. כשאנו עושים משהו שיגרתי, אנו מרגישים ביטחון. הסיכוי שנשכח את הביצוע או נטעה במהלך השִגרה נמוך הרבה יותר מאשר בביצוע פעילות חריגה. השגרה מונעת טעויות, מבטיחה איכות ותורמת ליעילות. ה-S הרביעית מציעה להכניס כמה שיותר פעילויות לסדר יום קבוע - לשגרת עשייה. בפרט יוכנסו לשגרה כל הפעילויות הקשורות ליישום S5.

5. Sustain במשמעות של שִימור והטמעה.מתורגם לעברית כ- משמעת (חמישה מ-מים).

יותר מכל אפשר לסכם את מהות המונח במעבר ממשמעת במובן הצבאי והנוקשה של המילה – למשמעת עצמית – למחויבות עצמית של הארגון והעובדים בו - מה שהופך לתרבות ארגונית. S5 אינו מבצע חד פעמי – זוהי דרך חיים. הצלחת תהליך S5 נמדדת בהצלחתו לאורך זמן של שנים. טכניקת S5 היא הבסיס ליישום תורת ניהול רחבה יותר, הקרויה ייצור רזה או Lean Manufacturing. השיטה הופכת ארגונים ל"ארגונים רזים". ארגון רזה הוא ארגון נטול שומנים ונטול בזבוז. ארגון רזה הוא ארגון רזה במלאי, ולכן תהליכי העבודה שבו מהירים, יעילים וברמת איכות גבוהה. עוד על ארגונים כאלו ועל הדרך להפוך לכאלו ניתן לקרוא במקומות רבים.

מאת: צביקה שני